Die Digitalisierung des Unterzeichnungsprozesses mit eSignatures ist der Schlüssel, um Einkaufsteams dabei zu unterstützen, Geschäfte schneller abzuschließen und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Wenn Sie in der Beschaffung arbeiten, verbringen Sie den größten Teil Ihres Tages damit, eine Fülle von Vereinbarungen zu entwickeln, zu verwalten und auszuführen. Egal, ob Sie Angebotsanfragen prüfen oder den Lieferantenauswahlprozess überwachen, Sie bestimmen alle geschäftskritischen Kaufentscheidungen. Und weil all diese Vereinbarungen eine Menge Hin und Her erfordern, ist es wichtig, optimierte und effiziente Arbeitsabläufe zu haben.
Traditionell haben die Beschaffungsteams alle ihre Verträge und Vereinbarungen manuell gedruckt, unterzeichnet und gescannt. Aber dieser Prozess ist während der Pandemie umständlich und kompliziert geworden. Tatsächlich haben über60% der Mitarbeiter keinen Drucker oder Scanner zu Hause. Infolgedessen verschwendet die Beschaffung Stunden damit, nach Unterschriften zu suchen — was zu Vertragsverzögerungen oder, noch schlimmer, Geschäftsverlusten führt.
Digitalisierung ist heute wichtiger als je zuvor, und CPOs haben erkannt, dass papierbasierte Arbeitsabläufe nicht mehr nachhaltig sind. Laut der2021 CPO-Umfrage von Deloitte geben 48% der Befragten an, dass die digitale Transformation eine hohe Priorität hat (ein20 prozentualer Anstieg von2019). Die Digitalisierung des Unterzeichnungsprozesses mit elektronischen Signaturen ist der Schlüssel, um Beschaffungsteams dabei zu helfen, Geschäfte schneller abzuschließen und betriebliche Effizienz zu steigern. Falls Ihr Team noch keine eSignatures verwendet, hier sind drei Gründe, um loszulegen.
Wie die Beschaffung von elektronischen Signaturen profitieren kann
1. Lassen Sie Verträge schnell unterschreiben
Eine eSignature-Lösung bietet Funktionen wie Massensignieren und Vorlagen, um die Signatur-Workflows zu beschleunigen. Durch die Massensignierung können Benutzer auf einmal individuelle Signaturanfragen an250 Empfänger senden, und Vorlagen machen es überflüssig, für jeden neuen Vertrag ein Dokument neu zu erstellen. Darüber hinaus können Sie Verträge auf jedem Gerät unterzeichnen, sodass es einfacher ist, eine schnellere Unterzeichnung zu erhalten.
Automatisierungs- und Kundenbeziehungsmanagement-Integrationen tragen ebenfalls dazu bei, die Vertragsausführung zu beschleunigen. Mit Integrationen wie Zapier™, Power Automate ® und Salesforce ® können Beschaffungsteams manuelle Aufgaben automatisieren, ausstehende Signaturanfragen nachverfolgen und die Bearbeitungszeit für signierte Dokumente verbessern.
2. Senken Sie die Kosten
Wenn Sie bereits über ein eSignature-Tool verfügen, zahlen Sie möglicherweise zu viel für bestimmte Funktionen. Wussten Sie, dass viele Anbieter Transaktionslimits verwenden? Also, wenn Sie Ihr Limit überschreiten, müssen Sie zusätzliche und teure Pakete kaufen. Im Gegensatz zu Wettbewerbern hat Nitro Sign ein flexibles Preismodell, sodass Teams mehr Kontrolle über ihre Ausgaben für elektronische Signaturen haben und versteckte Kosten vermeiden können.
Nun, wenn Ihr Team keine elektronischen Signaturen verwendet und trotzdem auf Verträge in Papierform angewiesen ist, können die Kosteneinsparungen noch bedeutender sein. PwC hat herausgefunden, dass ein durchschnittliches Unternehmen $20 für Arbeit ausgibt, um Papier abzulegen, $ für die120 Suche nach einem fehlenden Dokument und $ für220 die Wiederherstellung eines verlorenen Dokuments. Das bedeutet1, ein Unternehmen mit000 Mitarbeitern gibt rund $ aus3. 5Millionen pro Jahr für Ausgaben, die auf Papier erstellt wurden.
Da ein eSignature-Tool den gesamten Unterzeichnungsprozess digitalisiert, kann die Beschaffung den Papierverbrauch minimieren und alle Verwaltungskosten (und Stunden) reduzieren, die für die Vorbereitung, den Versand und die Aufbewahrung von Dokumenten aufgewendet werden.
3. Fehler und Risiken minimieren
Manuelles Vertragsmanagement ist nicht nur kostspielig, sondern stellt auch ein unnötiges Risiko für interne und externe Stakeholder dar. Laut Net Diligence betreffen rund10% aller Verstöße und Vorfälle Aufzeichnungen in Papierform. Mit eSignatures können Sie Ihre Dokumente und Daten mit integrierten Prüfprotokollen und Sicherheitsprotokollen schützen.
Wenn Sie ein Tool wie Nitro Sign verwenden, können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On für all Ihre vertraulichen Dokumente einrichten. Nitro führt auch einen AICPA SOC2® Type2 Report über sicherheitsrelevante, verfügbare, vertrauliche und datenschutzrechtliche Kontrollen sowie eine HIPPA-Sicherheitskonformitätsbeurteilung der internen Kontrollen durch.
Darüber hinaus zeichnet die Audit Trail-Funktion alle Dokumentenaktivitäten detailliert auf, sodass die Beschaffung mehr Transparenz und Nachverfolgbarkeit erhält. Es sammelt auch Daten, während ein Dokument verschiedene Phasen durchläuft, was die Einhaltung der Vorschriften und den Nachweis belegt, dass ein Dokument rechtsgültig unterzeichnet wurde.
Es ist an der Zeit, papierlose Workflows zu nutzen und die richtige eSignature-Lösung für Ihre Beschaffungsanforderungen einzuführen.
