Laut dem Europäischen Gerichtshof sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Auf welche Art und Weise dies geschieht ist dabei jedem Betrieb selbst überlassen. Das lässt viel Spielraum für die Erfüllung der Vorgabe, was auch gut ist. Denn große Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern haben natürlich ganz andere Möglichkeit als ein kleiner Familienbetrieb. Wir stellen vier Möglichkeiten vor, Arbeitszeiten zu erfassen.
Die handschriftlichen Stundenzettel
Traditionell in tabellarischer Form wird bei dieser Methode auf einem Zettel die Arbeitszeit dokumentiert. Neben dem Beginn der Arbeit und dessen Ende können auch genauere Angaben zu den am Tag erledigten Aufgaben notiert werden. Das kann entweder die Dauer einer Tätigkeit sein oder dessen Start- und Endzeit.
Der Vorteil liegt darin, dass wichtige Erkenntnisse für zukünftige Kalkulationen und das Projektmanagement gewonnen werden können. Nachteilig ist hier allerdings der große Aufwand. Zum Arbeitszeiten erfassen müssen alle Bögen einzeln kontrolliert werden, damit die Stunden und auch Überstunden berechnet und weiter an die Lohnbuchhaltung gegeben werden können. Deshalb ist diese Variante nur für eine Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern ratsam oder als unterstützende Maßnahme zu einer elektronischen Zeiterfassung.
Excel als Hilfsmittel
Auch mit handelsüblichen Programmen ist das Erfassen der Arbeitszeiten möglich. Excel bietet dafür als Tabellenkalkulationsprogramm die besten Grundlagen. Am besten wird jedes Kalenderjahr in einem neuen Dokument gespeichert. Darin erhält jeder Monat eine eigene Registerkarte. So bleibt die Erfassung auch langfristig übersichtlich. Das erlaubt auch einen schnellen Überblick darüber, wie viele Stunden die Mitarbeiter in einem Monat gearbeitet haben. In einer extra Spalte kann bei Bedarf noch Platz für zusätzliche Bemerkungen bleiben. Hier können bestimmte Projekte, Aufgaben oder Kunden vermerkt werden, an oder mit denen gearbeitet wurde.
Besonders vorteilhaft ist hier die Möglichkeit zur automatischen Berechnung mittels Formeln von geleistet Stunden und Überstunden. Nur das erstmalige Erstellen der Vorlage nimmt etwas Zeit in Anspruch, dann kann sie immer kopiert werden. Bei dieser Variante zum Arbeitszeiten erfassen müssen wie auch bei den Stundenzetteln Nachkontrollen durchgeführt werden. Desweitern lassen sich die Dateien leicht manipulieren, da sie von jeder Person geändert werden können.
Die klassische Stechuhr
Die klassische Stechuhr erfasst das Erscheinen und Verlassen der Arbeitsstätte. Die entsprechenden Stempel erscheinen auf der Karte, nachdem diese in die vorgesehene Öffnung des Geräts gesteckt wurde. Die Zeiten konnten somit sehr zuverlässig erfasst werden. Heutzutage ist diese Art der Stechuhr kaum noch zu finden. Sie wurde durch computergestützte Systeme ersetzt. Das Prinzip ist dasselbe, nur werden die Daten jetzt elektronisch gespeichert. Die Mitarbeiter loggen sich entweder mit einer Nummer, dem Fingerabdruck, einem Ausweis oder einem Chip ein. Die Lohnabrechnung übernimmt diese moderne Form der Stechuhr zwar noch nicht, ist aber im Vergleich zu der manuellen Art zum Arbeitszeiten erfassen eine große Erleichterung und deshalb auch für größere Unternehmen geeignet.
Variante vier: Personalverwaltungs-Software
Bei dieser Software läuft bereits fast alles automatisch. Das Programm erlaubt eine Nachverfolgung der aufgewendeten Zeiten für einzelne Aufgaben oder Projekte. Es kann die Leistungen der Mitarbeiter veranschaulichen und einen Vergleich zwischen Soll und Ist-Kosten aufstellen. Ein großer Vorteil ist hier, dass Probleme bei Aufgaben oder Projekten präzise aufgedeckt werden können, da hier besonders lange Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Das kann dem Unternehmen langfristig bei der Optimierung seiner Prozesse helfen. Nachteilig sind die Kosten. Da es sich um professionelle Anwendungen handelt, sind diese so gut wie immer zahlungspflichtig. Dabei kann es neben der reinen Erfassung des Beginns der Arbeit und dessen Ende auch aufgabenbezogenen Probleme aufdecken und benötigt so gut wie keiner Nacharbeit.
