Geschäftliche Ausgaben zu verwalten kann in der Tat zu einer enormen Zettelwirtschaft ausarten. Für alles gibt es Quittungen. Sei es die Quittung fürs Treibstoff Tanken von der Tankstelle, die Quittung für Ausgaben, z.B. Druckerpapier, Stifte und dergleichen im Bürobedarfladen. Achja und die Quittungen für die allseits beliebten Reisekosten gibt es natürlich auch noch.
Umständliche Eingabe von Daten
Nun, in der Regel bedeutet die Abrechnung all dieser Ausgaben das umständliche Abtippen und Eintragen der entsprechenden Daten in eine irgendwie geartete Buchhaltungssoftware Lösung.
Ich denke mal, dass niemand mehr geschäftliche Ausgaben komplett „von Hand“ abrechnet. Egal wie, es kostet im Normalfall Arbeit und vor allem auch Zeit.
Es geht auch automatisiert
Es geht allerdings auch einfacher und zeitsparender. Ein Beispiel ist hier Expensya. Eine auf die Abrechnung von geschäftlichen Ausgaben zugeschnittene Softwarelösung, die das Ganze automatisiert erledigt. Und genau das bedeutet im Grunde nichts anderes, dass die Aufgabe diese Ausgaben abzurechnen zeitsparender und einfacher zu erledigen ist.
Erkennung der relevanten Daten
Das fängt schon bei der Datenerfassung an. Kurz gesagt scannt man einfach mit dem Smartphone seine Belege und Quittungen und die OCR+ Technologie der Softwarelösung extrahiert aus diesem Scan alle relevanten Daten heraus. So erkennt die Softwarelösung den Betrag der Quittung, die Währung, die Mehrwertsteuer, das Zahlungsmittel, das Datum, den Händlernamen und auch die Ausgabenkategorie. Und das alles auch in mehreren Sprachen, was gerade bei Reisekosten ja nicht schlecht ist.
Die Erfassung dieser Daten hat dann zur Folge, dass zum Beispiel die Reisekostenabrechnung automatisch erstellt wird. Dadurch ist natürlich zum Beispiel die Erstattung von Reisekosten um ein vielfaches schneller möglich.
Was aber auch daran liegt, dass die Nutzung dieser Softwarelösung im Grunde überall möglich ist. Wie ich schon schrieb, spielt gerade das Smartphone hier eine wichtige Rolle. Dementsprechend gibt es die passende App sowohl für iOS, als auch für Android. Allerdings ist der Zugriff auf die Lösung auch browserbasiert am PC bzw. Laptop möglich.
Nun ist allerdings nicht immer eine Internetverbindung möglich. Expensya funktioniert hier allerdings auch offline. Das hat dann den Vorteil, dass man zum Beispiel schon im Flugzeug anfangen kann Belege zu scannen.
In Übereinstimmung mit dem Bundesreisekostengesetz
All das sorgt dann am Ende dafür, dass mit wenigen Klicks eine Reisekostenabrechnung gemacht werden kann. Dabei können Kilometer- und Verpflegungspauschalen konfiguriert und in Übereinstimmung mit Ausgabenrichtlinien angewendet werden. Die Tagespauschalen richten sich dabei nach Dauer und Ort der Reise. Expensya wendet dabei immer die aktuellen Pauschalsätze des Bundesreisekostengesetzes an.
Der Nutzer muss sich deswegen keine Gedanken über die Anwendung der unterschiedlichen Regeln zu Tagespauschalen machen. Vollkommen unerheblich, ob man im In- oder Ausland unterwegs ist. Die Berechnung findet automatisiert auf Basis geltender Bestimmungen statt.
Ein weiteres Thema ist auch die Berechnung der Fahrtkosten einer Geschäftsreise. Auch diese werden unter Eingabe von Start- und Zielort inklusive Kilometerpauschale berechnet.
Der Vorteil der Lösung ist, dass sie an unterschiedliche Unternehmensstrukturen angepasst, eingesetzt werden kann. Also vom Kleinunternehmer bzw. Freiberufler bis hin zu Firmen mit komplexen Unternehmensstrukturen. Auf alle Fälle ersparen einem derartige Lösung viel nervige und zeitraubende Arbeit.
