Die digitale Transformation ist in manchen Unternehmen noch nicht angekommen: Dokumente werden nicht einheitlich abgelegt, Dokumentenhandling existiert zu einem großen Teil noch in Papierform und die Suche nach Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch.
Bei der Flut an Dokumenten ist effizientes Arbeiten nur noch bei Verwendung einer speziellen Software, eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS), gewährleistet. Ein DMS gilt zu Recht als der Treiber der digitalen Transformation!
Was bedeutet „digitales Dokumentenmanagement?
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) entzerrt sich die Verwaltung von Dokumenten. Sie werden digitalisiert, archiviert und können – zum Beispiel im Falle von Rechnungen – revisionssicher erstellt werden. Die Indexierung der Dokumente ermöglicht eine Suchfunktion, ein und dasselbe Dokument kann an verschiedenen Orten abgelegt werden, mehrere Mitarbeiter haben gleichzeitig Zugriff.
Je nach System können die Daten auf dem eigenen Server abgelegt, oder in der Cloud gespeichert werden. Zusätzlich zu Systemen, die auf dem eigenen Server arbeiten, bietet das Management der Dokumente in der Cloud (SaaS) weitere Vorteile, wie Wartung des Systems durch den Betreiber und kontinuierliche Updates. Das schlägt sich in niedrigeren Gesamtkosten nieder.
Was kann ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS bringt Struktur in alle Prozesse rund um Dokumente. Anders als einfach abgelegte Dokumente, kann der gesamte Workflow mit den Dokumenten der einzelnen Stadien, den Beteiligten und verknüpften Materialien dargestellt werden.
Das kann ein DMS:
- Erfassen von Dokumenten per Scan, elektronische Registrierung digitaler Dokumente, wie Text und Bildmaterial, sowie E-Mails und deren Anhänge und das Versehen mit Kennzahlen/Metadaten, wie Kunden- und Projektnummern.
- Zugriff für jeden, zu jederzeit, von jedem Gerät aus, auch zu mehreren. Den Mitarbeitern werden Rollen zugewiesen. Diese regeln, auf welche Dokumente er Zugriff hat und ob er Dokumente sichten, bearbeiten oder löschen darf.
- Revisionssichere Ablage von Bilanzen, Inventaren und Rechnungen: nachvollziehbar und prüfbar, richtig und vollständig, unveränderbar und sicher verwahrt.
- Kombination/Integration mit ERP-Systemen, in denen die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens abgebildet ist: Die automatische Verzahnung der zwei Systeme ermöglicht eine verkürzte und beschleunigte Reaktionszeit, z. B. bei Kundenanfragen.
- Archivieren aller Dokumente – unabhängig vom Format. Zu jedem Dokument werden automatisch weitere Daten (Metadaten), erzeugt, wie Name eines Projektes und -nummer, Datum der Erstellung, Versionsnummer, Bearbeitungsstatus und zugeordnete Rolleninhaber.
Welchen Nutzen hat ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS spart Zeit und damit Kosten. Durch die strukturierte Erfassung und Aufbewahrung der Dokumente ist das gesamte Datenmanagement transparenter. Gemeinsame Nutzungsmöglichkeit von Dokumenten, intuitive Bedienbarkeit des Systems und Fristenmanagement tragen wesentlich dazu bei, dass Prozesse schneller ablaufen können.
