Ein Projekt zu managen, ist immer eine Herausforderung. Um diese zu bewältigen, gibt es eine ganze Reihe von praktischen Tools, die sich im Alltag immer wieder bewährt haben. Die Liste ist sehr lang, weswegen in diesem Text natürlich nur die wichtigsten Tools vorgestellt werden können. Die hier vorgestellten Tools sind nicht nur im Projektmanagement wichtig, sondern lassen sich auch in vielen anderen Situationen einsetzen. Es sind Lösungen, die im betrieblichen Alltag und manchmal auch im privaten Bereich einfach unverzichtbar sind.
Fünf Tools für ein erfolgreiches Projektmanagement
Es gibt viele nützliche Best Practices und Tools für Projektmanager. Einige davon sind als Software verfügbar, andere benötigen ein Whiteboard und wieder andere hat man einfach zur Verfügung. Die nachfolgende Auflistung mit kurzer Erklärung zeigt die fünf wichtigsten Tools auf, die sich im Alltag von Projektmanagern immer wieder bewährt haben.
- Kalender: Ohne Kalender geht einfach gar nichts voran und man verliert schnell die Übersicht über die Zeit. Viele der Aufgaben eines Projekts unterliegen einer Deadline und der Kalender hilft bei der Planung und bei der Arbeitsorganisation.
- Gantt-Diagramm: Das Gantt-Diagramm ist ein sehr beliebtes grafisches Werkzeug, um die einzelnen Schritte eines Projekts in einem zeitlichen Verlauf zu organisieren und zu planen. Ein Gantt Diagramm erstellen ist vergleichsweise leicht und genau deswegen ist dieses Tool einfach eine ideale Lösung.
- Tabellen&Co: Ohne Text- und Tabellenprogramme wäre ein effektives und digitales Projektmanagement schlichtweg nicht möglich. Es unterstützt die Arbeit in vielen Bereichen durch die Verwendung von berechneten Feldern, die Verwendung von mathematischen Funktionen, Skripts und Makros. Damit kann die Budget oder auch Personalplanung deutlich erleichtert werden. Die Berechnungen und Tabellen können dann in andere Programme zu Präsentationszwecken überführt werden.
- Timelines: Timelines ist ein Tool, mit dessen Hilfe der zeitliche Ablauf eines Projekts nachverfolgt und das Ergebnis kontrolliert werden kann. Gleichzeitig kann es auch als Ersatz für das Gantt-Diagramm dienen und die vorausschauende Planung erleichtern.
- Kanban-Board: Mit dem Kanban Board für die Aufgabenorganisation verliert niemand in den jeweiligen Phasen des Projekts die Übersicht. Dieses praktische Board braucht einfach jeder und es ist eine Art öffentlicher „To-do-Liste“ für den Arbeitsalltag.
Der Faktor Zeit ist beim Projektmanagement entscheidend
Das moderne Projektmanagement setzt vorwiegend auf digitale Lösungen und Tools als Unterstützung für den Erfolg. Dennoch kann niemals auf die guten und altehrwürdigen Werkzeuge verzichtet werden. Der Edding und der Schreibblock sind noch immer die wahren Werkzeuge im Projektmanagement und die Zeit der Faktor, der entscheidend ist. Die Planung, die Erfassung und die Kontrolle des zeitlichen Verlaufs eines Projekts macht den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg aus. Kein Wunder, dass sich die meisten Tools in diesem Bereich intensiv mit diesem Thema auseinandersetzen.
Fazit: Vom Gantt-Diagramm, bis hin zum Kanban-Board gibt es viele Lösungen
Der Erfolg eines Projekts ist immer das Ziel und es braucht eine ganze Reihe von Tools, um diesen Erfolg gewährleisten zu können. Dazu wurden im Laufe der Zeit eine ganze Reihe von Lösungen entwickelt. Diese sind im Alltag des Projektmanagements enorm wichtig und erleichtern die Umsetzung der einzelnen Projektschritte ungemein. Die digitalen Tools machen dabei nur einen Teil der Optionen aus. Klassische Werkzeuge sind noch immer im Trend und ergänzen moderne Lösungen.
