Gerade Freiberufler und Selbstständige in der IT Branche kennen das. Man verdient sein Geld vor allem mit der Durchführung kleiner oder auch größerer Projekte. Doch leider kann es passieren, dass, sofern man völlig unstrukturiert an ein Projekt rangeht, es völlig aus dem Ruder läuft.
Damit ein Projekt nicht aus dem Ruder läuft, ist eine genau Planung und bei der Durchführung eine entsprechende Steuerung nötig. Denn die Ziele eines jeden Projektes sind ganz klar:
- Das Projekt soll Gewinn abwerfen
- Das Projekt soll zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein
- Es soll eine möglichst hohe Qualität erreicht werden.
Um diese Ziele zu erreichen hier mal ein paar Tipps:
1. Klar Ziele setzen
Ohne ein klares Ziel wird kein Projekt wirklich erfolgreich sein. Dazu ist es wichtig im Vorfeld abzuklären, ob ein Projektziel realistisch ist und es zu einem messbaren Erfolg führen kann.
2. Budget festlegen
Die Kosten-Nutzen-Bilanz eines Projektes soll und muss immer im positiven Bereich bleiben. Aus diesem Grund ist es wichtig von Anfang an ein Budget festzulegen. Läuft ein Projekt vom Budget her aus dem Ruder, gilt es schnell dagegen zu steuern.
3. Controlling
Es ist wichtig allen Projektbeteiligten Milestones in ihrem Verantwortungsbereich zuzusteilen. Das bedeutet Termine festzulegen, wann welcher Schritt abgeschlossen sein muss. Hier gilt es aber realistisch zu bleiben und Pufferzeiten einzuplanen. Denn es kann immer passieren, dass ein Mitarbeiter ausfällt.
4. Worst Case und Notfallplan
Sollte wirklich ein Mitarbeiter ausfallen oder das Projekt teurer als erwartet werden, ist es gut schon im Vorfeld zu wissen, welche Mitarbeiter ggf einspringen können, bzw wo im Rahmen des Projektes Geld eingespart werden kann.
5. Projekt Management Software
Der Einsatz einer guten Project Planning Software kann bei all den genannten Tipps eine wertvolle Hilfe sein. Zwar lassen sich sehr kleine Projekt vielleicht durchaus noch auf einem Blatt Papier planen und durchführen, aber gerade bei umfangreichen Projekten ist eine entsprechende Software ein unverzichtbares Hilfsmittel.
Ein weiterer Tipp: Größere Projekte in Teilprojekte zerlegen. Das sieht man ja schon am Berliner Flughafen. Das Projekt ist viel zu groß als dass es irgendwann einmal beendet wird 😉
Bei Teilprojekten kann man nach und nach das Projekt erfolgreich abschließen und dadurch ist bei Erreichen eines Teilschrittes die Motivation viel größer den nächsten Schritt zu erreichen als ein großes Projekt vor sich herzuschieben, bei dem es ewig dauert zum Abschluss zu kommen.
Hinsichtlich der Software denke ich, dass es zweitrangig ist und die Einstellung der Projektteilnehmer letztendlich entscheidet. Wir benutzen beispielsweise Comindware Project, andere kommen vielleicht mit Inloox oder einem anderen Anbieter besser zurecht. Dies halte ich allerdings nicht ausschlaggebend für ein Projekt, wobei es natürlich sehr hilft den Überblick zu behalten – gerade bei verteilten Teams.