Moderne Dokumentenmanagementsysteme – was bieten sie Unternehmen und Behörden?

Eine geschickte Verwaltung des Dokumentenumlaufs ist für die Effizienz der Betriebsabläufe eines Unternehmens und eine größere Chance auf eine dynamische Entwicklung seiner Geschäftstätigkeit unabkömmlich. Diese schwierige und anspruchsvolle Aufgabe wird von modernen IT-Lösungen erheblich vereinfacht, zu denen hochfunktionale Dokumentenmanagementsysteme und die Automatisierung von Geschäftsvorgängen. Sie tragen nicht nur dazu bei, den Dokumentenumlauf erheblich zu beschleunigen, sondern auch die Qualität der internen Kommunikation zu verbessern, Prozesse zu optimieren und dem Unternehmen viel Zeit und Geld zu sparen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem und was bringt es Gutes?

Das Dokumentenmanagementsystem (Document Management System (DMS)) ist eine moderne IT-Lösung, mit der Unternehmen den elektronischen Dokumentenumlauf effizient und einfach verwalten können. Seine Einführung ermöglichte den Abgang vom klassischen Modell des Dokumentenumlaufs, bei dem alle Dokumente in herkömmlicher Papierform gespeichert wurden. Dank dem elektronischen Dokumentenumlauf ist es möglich geworden, alle wesentlichen Probleme im Zusammenhang mit diesem Vorgang zu beseitigen, einschließlich der Gefahr, Schriftdokumente zu verlieren, zu zerstören oder zu übersehen, der hohen Unterhaltskosten eines physischen Archivs und der schwierigen Kontrolle über den Zugriff auf sensible, vertrauliche Unternehmensdaten.

Im elektronischen Dokumentenumlauf verfügen alle Unternehmensdokumente über eine eigene elektronische Kopie, die sicher gespeichert und auf die von der Systemebene aus zugegriffen werden kann. Dies gestattet einfacheren und schnelleren Zugriff auf Dateien, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigten Dokumente können sofort gefunden, bearbeitet und an andere Benutzer weitergeben, die an deren Verarbeitung beteiligt sind – alles gemäß den festgelegten und geltenden Verfahrensregeln. Somit wird die Arbeit mit der Dokumentation erheblich beschleunigt und ermöglicht es dem Unternehmen, Entscheidungen noch schneller und effizienter zu treffen, was sich fast auf alle Aspekte der Betriebseffizienz eines jedes sich dynamisch entwickelnden Unternehmens positiv auswirkt. Darüber hinaus verfügt jede Datei durch geeignete Funktionen abgesichert, die sie vor versehentlichem Löschen schützen. Die Zugriffsrechte wiederum, die den Benutzern von der Führungsebene her gewährt werden, gewährleisten besseren Schutz vertraulicher Daten, auf die nur befugte Mitarbeiter zugreifen dürfen.

Das Dokumentenmanagementsystem und seine praktische Anwendbarkeit

Die besten derzeit erhältlichen Lösungen wurden entwickelt, um Unternehmen alles zu bieten, was für die effiziente Verwaltung ihrer Dokumentation am wichtigsten ist. Zukunftsweisende Qualitätslösungen der DMS-Klasse stützen sich auf moderne Technologien und ermöglichen es ihren Benutzern, moderne Werkzeuge und Mechanismen wie Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), maschinelles Lernen (ML), optische Zeichenerkennung (OCR) oder Elemente künstlicher Intelligenz (KI) anzuwenden, die moderne Unternehmen noch effektiver und effizienter bei der Umsetzung ihrer Geschäftsziele im Bereich des Dokumentenmanagements zur Hand gehen. Ein enormer Vorteil der Lösungen dieser Art ist ihre Auditierbarkeit, d. h. die Fähigkeit, den Dokumentenumlauf innerhalb des Unternehmens kontinuierlich unter Kontrolle zu behalten.

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems ist es lohnenswert, auf moderne Lösungen zu setzen, die sowohl einfach als auch intuitiv zu bedienen sind und umfangreiche Funktionen bieten, die gut auf die Besonderheiten der Geschäftstätigkeit und die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind. Es sollte daher berücksichtigt werden, ob die ausgewählte Lösung in andere bereits im Unternehmen funktionierende IT-Systeme integriert werden kann, was ihre Implementierung und die bessere Nutzung bestehender und neuer IT-Lösungen erheblich erleichtern und vereinfachen wird. Fortschrittliche BPM-Systeme (Business Process Management) sind hier besonders nennenswert, die die Effizienz sowohl von Dokumentenmanagementsystemen als auch von Software zur Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsvorgängen kombinieren. Ihre Funktionsweise erfolgt in Anlehnung an Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Workflow-Mechanismen. So wird sie zu einem idealen Instrument, das Unternehmen bei der Umsetzung der Strategie der digitalen Transformation effektiv und umfassend unterstützt.

Low-Code-Plattformen im effizienten Dokumentenmanagementsystem

Besonders bemerkenswerte IT-Lösungen aus dem Bereich des Dokumenten- und Prozessmanagements sind moderne und zukunftsorientierte Low-Code-Plattformen. Neben einer Reihe von technologischen Vorteilen ermöglichen sie in der Praxis eine direkte und proaktive Einbeziehung von Zielanwendern in den Erstellungsprozess von IT-Lösungen für Unternehmen, die den Kern des Prozesses verstehen und zu direkten Empfängern fertiger Anwendungen werden. Mit dieser Art von Lösungen können per Drag & Drop von Anwendungen erstellt und Mechanismen, die Prozessabläufe automatisieren, konfiguriert werden, mithilfe von Tools und Mechanismen, für die keine Kenntnisse der Programmiersprachen oder der Software-Entwicklung erforderlich sind.

Es ist jedoch möglich, Teile des Codes zu verwenden, wenn dies aus Kosten- oder technischen Gründen gerechtfertigt ist (z. B. durch erweiterte Integration in andere im Unternehmen implementierte Systeme oder in komplexen Geschäftsszenarien). Low-Code-Plattformen ermöglichen es dank des CitizenAssistedDevelopement, das Potenzial von Mitarbeitern aus Geschäftsbereichen – die den zwar Prozess verstehen, aber nicht über spezielle Programmierkenntnisse und -fähigkeiten und Kenntnisse des IT-Ökosystems des Unternehmens verfügen – effektiv mit Fachkräften aus dem IT zu kombinieren, was Synergie schafft, um die bestmöglichen IT-Lösungen für Unternehmen zu liefern.