Hybrides Arbeiten gehört für viele Unternehmen schon zum Alltag: Laut einer McKinsey-Studie von 2023 machen etwa 58 Prozent der Beschäftigten in wissensintensiven Berufen zumindest teilweise von dieser Art der Zusammenarbeit Gebrauch. Vor diesem Hintergrund stehen die Unternehmen vor einer ganz praktischen Frage: Welche Tools braucht ein Büro, das einmal voll, dann wieder halb voll und in dem sich Präsenzzeiten kaum vorhersagen lassen?
Desk-Sharing-Software: von Planlosigkeit zu Planung
Wenn Mitarbeitende nicht jeden Tag ins Büro kommen, dann steht für Unternehmen ein Ressourcenproblem an: Zu viele Schreibtische bleiben leer, zu wenige sind frei, wenn alle gleichzeitig auftauchen. Eine Shared Desk App löst dieses Problem, indem sie eine digitale Buchungslogik einführt: Mitarbeitende reservieren ihren Arbeitsplatz im Voraus, das System zeigt in Echtzeit an, welche Plätze belegt sind und welche noch frei.
Moderne Lösungen in diesem Bereich können jedoch mehr als die reine Platzbuchung. Sie erfassen etwa Nutzungsdaten, visualisieren Belegungsraten je nach Etage oder Zone und helfen Facility-Managern dabei, Grundrisse gezielt anzupassen. Gartner empfiehlt solche datengestützten Ansätze in seinem Workplace Technology Guide als Basis für fundierte Immobilienentscheidungen. Die Anbindung an bestehende Kalender- und HR-Systeme mit APIs zu Microsoft 365 oder Google Workspace wird dabei zum entscheidenden Auswahlkriterium.
Kommunikations- und Kollaborationstools: Der unterschätzte Faktor
Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet. Bei so vielen Kommunikationskanälen ist es nicht verwunderlich, dass in vielen Unternehmen ein Wirrwarr entsteht. Mitarbeitende hüpfen zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her, Informationen verteilen sich auf mehreren Kanälen und die Nachvollziehbarkeit leidet darunter.
Laut dem Microsoft Work Trend Index 2024 verbringen Beschäftigte im Schnitt 57 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation und Koordination und nicht mit ihrer eigentlichen Arbeit. Vielleicht ist das Problem weniger bei den Tools als solchen zu suchen, sondern vielmehr bei deren Einbindung in nachhaltige Prozesse.
Kriterien bei der Auswahl von Tools sollten deshalb folgende sein: Lässt sich die Plattform in die bestehende Struktur einfügen? Gibt es Schnittstellen zur Projektmanagement-Software wie Jira oder Asana? Wie lässt sich zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation trennen? Unternehmen, die diese Fragen strukturiert beantworten, reduzieren nachweislich den sogenannten „Meeting Overhead“, also den Anteil an Besprechungen, der sich durch sinnvolle asynchrone Dokumentation ersetzen ließe.
Raummanagement und Sensorik: Datenlage
Ein Punkt, der in der Diskussion um Hybrid-Work-Tools oft untergeht, ist die physische Infrastruktur. Occupancy-Sensoren messen, wie viele Personen sich wirklich in einem Raum aufhalten – losgelöst von Buchungen. Unternehmen ist an diesen Daten aus zwei Gründen gelegen:
Erstens, sie liefern eine ehrliche Belegungsanalyse. Buchungen und die eigentliche Inanspruchnahme weichen oft stark voneinander ab, Besprechungsräume werden gebucht und nicht genutzt. Facility Manager sprechen hier auch von Ghost Booking. Zweitens, Sensordaten sind die Grundlage für Energieoptimierungen: HVAC-Systeme (Heizung, Lüftung, Klimaanlage) können zonenbasiert gesteuert werden, wenn verlässliche Nutzungswerte vorliegen. Nach BREEAM-Standard und den Anforderungen der EU-Gebäudeenergierichtlinie (EPBD) steigt dieser Aspekt für Unternehmen mit ESG-Berichtspflicht zunehmend in Bedeutung.
Die Kombination aus Buchungssoftware, Kommunikationsplattform und Sensorik ergibt kein fertiges Produkt, sondern ein System, das auf die spezifische Bürostruktur und auf die Art der Teamarbeit angepasst sein muss. Wer die Auswahl mit konkreten Anforderungen, messbaren Kennzahlen und klaren Integrationskriterien angeht, trifft bessere Entscheidungen als mit einem pauschalen Software-Rollout.
