Warum Software-Schulungen für Mitarbeiter wichtig sind

Die Schulung und Fortbildung von Mitarbeitern ist ein Thema, das leider von vielen Unternehmen nicht ernst genug genommen wird. Dabei ist es spätestens seit der Zeit der zunehmenden Digitalisierung unumgänglich, den eigenen Mitarbeiterstab den jeweiligen Ansprüchen an Technik und Software auf den nötigen und vor allem einheitlichen Stand zu bringen. Dies gilt für große Unternehmen ebenso wie für kleine, und darüber hinaus auch für Selbstständige, die in jedem Fall an ihre eigene Fortbildung denken sollten. Für letztere gibt es diesbezüglich auch Fördermittel, die den finanziellen Aufwand etwas unterstützen.

Spezielles Know-how ist Anspruch des Arbeitgebers

Heutzutage hat nahezu jeder einen Computer zuhause und nutzt unterschiedlichste Software. Es geht also nicht mehr darum, den Mitarbeitern die pauschale Scheu vor neuer Technik zu nehmen. Vielmehr ist das Angebot der nutzbaren Software derart groß, dass die Anwendungen sehr unterschiedlich sind. Der Nachwuchs beispielsweise ist absolut fit in der Nutzung des Smartphones oder des Tablets, nutzt aber in der Regel keine klassischen Office-Programme. Auch ist es so, dass junge Leute nur noch selten über einen Drucker verfügen, da sie überwiegend papierfrei arbeiten. Entsprechend kann der Arbeitgeber nicht erwarten, dass jeder Mitarbeiter über herausragende Kenntnisse der vermeintlich gängigsten Anwendungen verfügt, sei es bei Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder Bildbearbeitungsprogrammen.

Ziele sind unterschiedlich

Während es für den einen ausreicht, die wichtigsten Funktionen eines Programmes nutzen zu können, möchte der nächste, dass seine Mitarbeiter absolute Profis sind. Dazwischen klafft eine große Lücke. Hier gilt es, den individuellen Anspruch des Unternehmens festzulegen, bevor es konkret an die Fortbildung geht. Nur selten wird das gesamte Potential einer Software wirklich ausgeschöpft, gerade im Bereich von klassischen Tabellenkalkulationsprogrammen wie zum Beispiel Excel. Viele Anwender sind sich nicht einmal darüber im Klaren, wie viel mehr Nutzen sie aus einer Anwendung ziehen könnten, wenn ihnen das gesamte Spektrum der Funktionen geläufig wäre.

Unterschiedliche Möglichkeiten der Fortbildung

Je nach Anspruch und vorhandenem Kenntnisstand gibt es ganz unterschiedliche Schulungsmöglichkeiten. Vom individuellen Personal-Training eines einzelnen Mitarbeiters über ein auf die eigenen Arbeitsbereiche ausgerichtetes Inhouse Training bis hin zu öffentlichen Schulungen bei jeweiligen Anbietern ist so ziemlich alles möglich. Ein Beispiel für die Varianten, die zeitlichen Rahmen und auch die ungefähren Kosten – orientiert am bereits genannten Beispiel Microsoft Excel – ist zum Beispiel hier zu finden. Ein Blick auf die Bewertungen eines Schulungsanbieters kann hilfreich sein, die Angebotspalette ist groß und oft schwer differenzierbar.

Wer profitiert am meisten?

Die Hemmschwelle für viele Unternehmen liegt bei den entstehenden Kosten, doch das ist ein Trugschluss. Ohne Frage sind die finanziellen Aufwendungen nicht gerade gering, wenn es um einen mittleren bis großen Mitarbeiterstamm geht. Dennoch ist der Nutzen vielfach höher. Das Fachwissen im Unternehmen steigt deutlich. Sind alle Mitarbeiter nahezu auf dem gleichen Stand – was nur durch gemeinsame Trainings zu erreichen ist – spart dies viel Zeit im täglichen Arbeitsablauf, da ständige Fragen ausbleiben und auch in der Anwendung erheblich effizienter gearbeitet werden kann. Zudem steigt die Mitarbeiterbindung, denn die haben ebenfalls erhebliche Vorteile. Sie werden ohne eigene Kosten geschult und fühlen sich in ihren Arbeitsbereichen sicherer. Die Motivation steigt durch die erhaltene Wertschätzung und die Tätigkeit macht mehr Spaß. Es profitieren am Ende also definitiv alle Seiten.