Worauf Du beim Wechsel deiner Buchhaltungssoftware achten solltest!

Addis Tastatur an seinem Arbeitsplatz

Manchmal muss man sich einfach von etwas trennen. Sei es von ein paar mittlerweile viel zu verwaschenen Klamotten, dem alten Auto, der Waschmaschine oder was auch immer. Manchmal kommt sogar der Zeitpunkt, da möchte man sich sogar von seiner Buchhaltungssoftware trennen. Vielleicht ist man mit seiner alten Software Lösung einfach nicht mehr zufrieden. Aus welchen Gründen auch immer. Oder man braucht schlicht und ergreifend ein paar weitere Funktionen, die die alte Lösung einfach nicht bietet.

Ein paar Dinge, die es zu beachten gilt

Nun ist es wahrscheinlich einfacher, sich ein paar neue Hosen zu kaufen um die alten zu ersetzen. Die alte Buchhaltungssoftware zu ersetzen ist da schon einen Tick komplexer. Schließlich gibt es da durchaus ein paar Dinge die es zu beachten gibt.

Damit die Umstellung auf eine neue Software gelingt hier mal ein paar Tipps:

Der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel der Software

Grundsätzlich ist es natürlich möglich die Software zu jedem Zeitpunkt gegen eine andere Softwarelösung auszutauschen. Allerdings ist es schon so, dass man sich einen Tick mehr Arbeit machet, sollte man dies mitten im Jahr erledigen. Der beste Zeitpunkt für eine Systemumstellung ist tatsächlich zum Ende bzw zu Beginn eines neuen Jahres. Oder wenn das nicht geht, sollte zumindest zu Beginn eines neuen Quartals die neue Lösung eingeführt werden.

Der Hintergrund ist, dass die bei einer unterjährigen Umstellung die neue Software erst einmal auf den aktuellen Stand gebracht werden muss, was die Ein- und Ausgaben oder auch beispielsweise die reisekostenabrechnung angeht. Und ja, das würde natürlich einen gewissen Grad an Mehrarbeit bedeuten.

Export und Import von Datensätzen

Natürlich wäre es enorm mühsam alte Datensätze (Kundenkontakte, Produktdaten, Lieferantendaten oder auch Dienstleistungen) per Hand in die neue Softwarelösung zu übertragen. Glücklicherweise gibt es hierfür einen eigentlich sehr einfachen Weg. Der Export diese Daten in eine CSV Datei. CSV steht dabei für “Comma-separated values” und der Name beschreibt eigentlich nur, wie Daten in der Datei gespeichert werden. Nämlich einfach durch ein Komma getrennt. Da hat den Vorteil, dass man Datensätze so sehr einfach in einer neuen Software importieren kann. Ganz gleich um welche Softwarelösung es sich handelt. Eigentlich sollte jede gute Software sowohl den Export- als auch den Import von Daten in einer CSV Datei beherrschen.

Mit einem Klick (naja, ein paar mehr sind es schon. Klingt aber nicht so gut) kann man auf die Art seine neue Buchhaltungssoftware auf den aktuellen Datenstand bringen.

Eine kleine Ausnahme bilden allderings bereits geschrieben Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Diese müssen unter Umständen manuell in das neue System eingepflegt werden.

Richtiger Zeitpunkt und richtige Datenmigration

Man merkt also, dass es bei einem Wechsel vor allem auf zwei Dinge ankommt: Den richtigen Zeitpunkt für einen Wechsel und eine sorgfältige und richtige Datenmigration. Achtet man hierauf, so kann man sich doch eine ganze Menge Arbeit ersparen. Natürlich wird der ein oder andere den altbekannten Spruch der Systemadinistratoren “Never change a running system” zitieren wollen. Aber manchmal kommt man schlicht und ergreifend nicht um einen Wechsel herum. Sei es bei der Buchhaltungssoftware oder bei der Lieblingshose.

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