Ein Onlineshop läuft, die ersten Bestellungen kommen herein und die Produkte werden versendet. Solange das Sortiment überschaubar bleibt, lassen sich viele Aufgaben noch manuell erledigen. Sobald jedoch mehrere Bestellungen gleichzeitig eingehen, wird die Verwaltung schnell unübersichtlich.
In dieser Situation kann die Verbindung zwischen einem Magento-Shop und einem ERP-System helfen. Im Folgenden schauen wir uns an, wie dieser Austausch funktioniert, welche Integrationsmöglichkeiten es gibt und worauf du bei der Einrichtung achten solltest.
Warum Schnittstellen im Onlinehandel wichtig sind
Ein Onlineshop und ein ERP-System haben unterschiedliche Aufgaben. Der Shop ist für Kunden sichtbar und verarbeitet Bestellungen. Das ERP bildet dagegen viele interne Abläufe ab – etwa die Warenwirtschaft, die Auftragsbearbeitung und die kaufmännische Verwaltung. Ohne Verbindung entstehen schnell doppelte Arbeitsschritte und widersprüchliche Daten.
Adobe dokumentiert für Magento Open Source und Adobe Commerce entsprechende Programmierschnittstellen (APIs). Über diese können externe Anwendungen unter anderem auf Bestell- und Bestandsdaten zugreifen. Einfach gesagt ist eine API eine definierte Verbindung, über die zwei Programme Informationen austauschen.
Entscheidend ist allerdings nicht nur, ob eine Schnittstelle existiert. Es muss feststehen, welche Daten übertragen werden, welches System Änderungen vorgeben darf und wie Fehler behandelt werden. Andernfalls kann z. B. ein veralteter Lagerbestand im Shop angezeigt werden, obwohl die Ware bereits verkauft wurde.
Was du bei der Vernetzung deiner Systeme beachten solltest
Nicht jedes Problem bei der Shopverwaltung lässt sich durch Automatisierung lösen. Zunächst muss klar sein, welche Abläufe tatsächlich zwischen den Systemen abgestimmt werden sollen. Wer dabei auch die technische Basis im Blick behalten will, sollte sich mit der Frage beschäftigen, wie sich eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung für den Geschäftsbetrieb gewährleisten lässt. Denn wenn die Verbindung hakt, geraten auch gut eingerichtete Automatisierungen ins Stocken.
Für die ERP-Anbindung ist vor allem eine Bestandsaufnahme sinnvoll. Welche Informationen werden aktuell im Shop gepflegt? Wo werden Rechnungen erstellt? Gibt es ein oder mehrere Lager?
Wenn beispielsweise das ERP den maßgeblichen Lagerbestand verwaltet, sollte der Shop diesen Wert nicht unabhängig davon überschreiben. Umgekehrt kann es sinnvoll sein, Produktbeschreibungen und Bilder ausschließlich im Shop oder in einem dafür vorgesehenen System zu pflegen. Entscheidend ist eine klare Zuständigkeit für jedes relevante Datenfeld.
Welche Daten zwischen Magento und ERP ausgetauscht werden
Im laufenden Betrieb geht es nicht nur um Bestellungen. Damit die Abläufe funktionieren, müssen mehrere Datenbereiche zusammenspielen:
- Bestellungen: Sobald ein Kunde im Shop einkauft, können die Bestelldaten an das ERP übertragen werden. Dazu gehören Artikel, Mengen, Lieferadresse und Bestellnummer. Das ERP kann den Auftrag anschließend für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
- Lagerbestände: Das ERP übermittelt dem Shop verfügbare Mengen, während Bestellungen und Warenbewegungen den Lagerbestand verändern. Bei mehreren Lagern muss zusätzlich geklärt werden, welche Standorte für welchen Verkaufskanal relevant sind.
- Kundendaten: Name, Adresse und gegebenenfalls weitere Bestellinformationen können ebenfalls übermittelt werden. Hier sollte feststehen, ob bestehende Kunden anhand einer eindeutigen Kennung erkannt werden oder ob bei jeder Bestellung neue Datensätze entstehen.
Nicht zu vergessen ist die Abrechnung. Je nach Integration werden Rechnungsdaten im ERP oder im Shop erzeugt und anschließend mit dem jeweils anderen System abgeglichen. Dasselbe gilt für Versandinformationen und Trackingnummern. Wichtig ist, dass eine Rechnung nicht zweimal erstellt wird und der Shop keinen Versandstatus anzeigt, der intern noch nicht erreicht wurde.
Magento-ERP-Schnittstelle: Welche Integrationswege gibt es?
Für die Verbindung stehen grundsätzlich mehrere Wege zur Verfügung. Welche der folgenden Varianten sinnvoll ist, hängt von der vorhandenen ERP-Software, dem Bestellvolumen und den benötigten Abläufen ab.
- Fertige Konnektoren: Solche Erweiterungen verbinden den Shop mit einem bestimmten ERP-System. Sie können typische Aufgaben wie Bestellübertragung und Bestandsabgleich bereits abdecken. Der Vorteil liegt im meist geringeren Entwicklungsaufwand.
- Middleware: Middleware ist eine zusätzliche Software zwischen Shop und ERP. Sie nimmt Daten entgegen, wandelt sie bei Bedarf um und leitet sie weiter. Dies kann praktisch sein, wenn neben Magento noch ein Marktplatz oder ein weiteres Warenwirtschaftssystem angebunden werden soll.
- Individuelle API-Anbindung: Wenn vorhandene Konnektoren nicht zu den Abläufen passen, können Entwickler eine eigene Verbindung über die verfügbaren Programmierschnittstellen erstellen. Damit lassen sich spezielle Anforderungen berücksichtigen.
Eine Magento-ERP-Schnittstelle ist eine mögliche Integrationslösung. Entscheidend ist, ob sie zum eingesetzten ERP, zur Magento-Version sowie zu den tatsächlichen Geschäftsprozessen passt. Die Bezeichnung allein sagt noch nichts darüber aus, welche Datenfelder, Sonderfälle oder Rückmeldungen unterstützt werden.
Fazit: Wann sich die ERP-Anbindung lohnt
Die Verbindung zwischen Magento und ERP kann manuelle Arbeit reduzieren und Bestell-, Lager- und Rechnungsdaten besser abstimmen. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten und eine zuverlässige Fehlerbehandlung. Für kleine Shops reicht die manuelle Verwaltung häufig aus. Bei vielen Bestellungen oder mehreren Verkaufskanälen kann sich dagegen eine automatisierte Anbindung lohnen.
