Sinn und Zweck des Dokumentenmanagments

Tackern, lochen, abheften! Das ist üblicherweise die Vorgehensweise, die man einem Beamten in Bezug auf den Umgang mit diversen Dokumenten zuschreibt. Und in manch einer Amtsstube dürfte das wohl selbst im Digitalzeitalter noch immer so laufen. Zumindest hat man oft das Gefühl, dass es so sein muss,  wenn man es selbst mal mit einem Amt zu tun hat. Dinge dauern dann oft einfach eine ganze Weile.

Warum das so ist, erklärt sich vielleicht, wenn man überlegt, wie man im Privaten selbst mit wichtigen Dokumenten umgeht. In der Regel werden diese auch nur gelocht und abgeheftet. Wird eines dieser Dokumente (Verträge, Versicherungspolicen oder ähnliches) gebraucht, gilt es dieses „per Hand“ erstmal zu suchen.

Dokumente in Unternehmen

Nun ist die Menge anfallender Dokumente im privaten Bereich natürlich überschaubar und dementsprechend auch noch einfach zu handhaben. Auf Ämtern und in vielen Unternehmen fallen hier aber ganz andere Mengen wichtiger Dokumente an, deren Verwaltung ohne Hilfe der IT im Grunde nicht mehr machbar ist. An dieser Stelle kommen Dokumentenmanagementsysteme (kurz DMS) ins Spiel.

Was bringt ein DMS?

Sinn und Zweck entsprechender DMS Lösung, wie zum Beispiel dieses http://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html, ist natürlich die Vereinfachung der gesamten Verwaltung vorhandener elektronischer Dokumente. Daraus resultiert für Unternehmen natürlich eine nicht zu verachtende Kostenersparnnis.

Diese ergibt sich nicht nur durch einen effizienteren Dokumentenzugriff aufgrund datenbankgestützter DMS Lösungen, sondern auch dadurch, dass vormals papiergebundene Dokumente in elektronische Form gebracht werden können und somit nicht mehr platzraubend gelagert werden müssen. Gleichzeitig werden diese Dokumente nach der Digitalisierung durchsuchbar (OCR Texterkennung) und in der DMS Datenbank leicht auffindbar. Geschäftspost auf Papier kann somit nach dem korrekt durchgeführten Scannen und vollständigem Indexieren vernichtet werden.

Weitere Vorteile einer DMS Lösung

• Beschleunigung der Arbeitsprozesse
• Verbesserte Transparenz von Vorgängen
• Verbesserte Controllingmöglichkeiten
• Wegfall von Verteilerkopien
• Fehlerminimierung
• Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust

Typische Einsatzgebiete

Natürlich kommen DMS Lösungen vornehmlich in Unternehmen zum Einsatz. Hier handelt es sich zu einem Großteil um kaufmännische Dokumente. Sehr oft wird das DMS hier gleich mit einer Enterprice Resource Planing Lösung verbunden, in welcher Kunden und Transaktionsdaten zu den entsprechenden Dokumenten verwaltet werden. Wohingegen in Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen vorwiegend technische Zeichnungen per DMS verwaltet und aufbewahrt werden.

Und ja, auch in den Anfangs angesprochenen Behörden und Ämtern kommen nicht selten DMS Lösungen zum Einsatz um Akten zu verwalten. Die von allen „geliebten“ amtlichen Verzögerungen dürften hier dann wohl andere Gründe haben.