Den meisten Menschen, die in größeren Betrieben arbeiten, ist unter Garantie schon einmal der Begriff EDI über den Weg gelaufen. Aber trotzdem war es auch für mich lange Zeit ein Buch mit sieben Siegeln, da ich mir unter dem sperrigen Begriff EDI (Electronic Data Interchange / Elektronischer Datenaustausch) nicht so viel vorstellen konnte. Zwar konnte ich mir etwas unter der elektronischen Datenübertragung vorstellen, aber was genau hinter EDI steckt, wusste ich nicht.
Eingesetzt wird EDI ausschließlich in der Geschäftswelt und ist ein standardisiertes elektronisches Transferverfahren. Zwei Geschäftspartner können statt per Brief, Email oder Fax Bestellungen und Rechnungen über den elektronischen Weg verschicken. Dabei wird menschliches Versagen ausgeschlossen und es kann eine Menge Zeit eingespart werden. Diese versendeten Botschaften enthalten alle relevanten Daten und können durch Inhouse Software des Empfängers automatisch verarbeitet werden.
Papierloses Einsparpotential
Ein weiterer Vorteil ist, dass laut eine Studie der Europäischen Kommission gegenüber den klassischen Papierrechnungen ein gewaltiges Einsparpotential von rund 70% bestehen würde. Ausgehend davon, dass eine Papierrechnung Kosten von ungefähr 16,60€ verursacht, könnte man bei 6 Miliarden Rechnungen deutschlandweit rund 60 Milliarden Euro pro Jahr einsparen.
In Europa selbst und international hat sich EDIFACT oder UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) als Standard durchgesetzt. Für EDIFACT ist eine Unterorganisation der UNECE (Wirtschaftskommission für Europa), die sogenannte UN/CEFACT (Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse). Die verschiedenen EDIFACT Versionen werden dabei als Verzeichnisse genannt, welche zweimal im Jahr überarbeitet bzw. aktualisiert werden.
Strikte Syntax
Der Aufbau einer EDI-Nachricht folgt dabei strikten Vorgaben, damit Sender und Empfänger diese elektronisch und automatisch verarbeiten können. Diese kryptisch anmutenden Nachrichten können beliebige Informationen zu diversen Vorgängen beinhalten. Beispielsweise Wareneingang, Warenausgang, Buchungsbestätigungen oder Zahlungsanweisungen.
Meist wird das EDI-Verfahren nur von größeren Unternehmen genutzt, aber gerade im Zuge der Globalisierung setzt sich das Verfahren auch immer mehr im Mittelstand durch. Die Kosteneinsparungen und der Zeitvorteil sind nicht zu unterschätzen gegenüber klassischen Varianten.
