Digitaler Kassenbon ab 2028: Was sich für dich ändert

Der Kassenbon aus Papier soll ab 2028 nicht mehr der Normalfall sein. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der zwei Dinge auf einmal regelt: eine Registrierkassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz und den digitalen Kaufbeleg als neuen Standard. Ich habe mir den Entwurf, die offiziellen Infos und die ersten Reaktionen genauer angeschaut. Hier erfährst du, was wirklich drinsteht, was in vielen Meldungen gerade falsch rüberkommt und was das für dich an der Kasse bedeutet.

Kurzer Blick in mein Portemonnaie: drei Bons vom Bäcker, einer vom Baumarkt (Schrauben für die Druckerhalterung, natürlich), einer von der Tankstelle und ein fast komplett verblasster Zettel, von dem ich nicht mehr weiß, wofür er war. Das ist ungefähr der Zustand, seit 2020 die Belegausgabepflicht gilt. Jeder Kaugummi bekommt seinen eigenen Zettel. Dass dieser Zettelberg verschwinden soll, finde ich erst mal gut. Aber wie so oft steckt der Teufel im Detail, und ein paar Details werden gerade ziemlich verkürzt dargestellt.

Was wurde eigentlich beschlossen?

Zuerst die Einordnung, weil hier viel durcheinandergeht: Beschlossen hat nicht „das Finanzministerium“, sondern das Bundeskabinett. Das Bundesfinanzministerium hat den Entwurf erarbeitet, die Bundesregierung hat ihn am 23. September 2026 auf den Weg gebracht. Er ist Teil des Aktionsplans gegen Steuer- und Finanzkriminalität, den Finanzminister Lars Klingbeil und Justizministerin Stefanie Hubig im Juli vorgestellt haben.

Wichtig: Gesetz ist das noch nicht. Der Entwurf geht jetzt in das parlamentarische Verfahren mit Bundestag und Bundesrat. Dort kann sich noch einiges ändern, und Verbände aus Handel, Handwerk und Gastronomie haben bereits Nachbesserungen gefordert. Schlagzeilen wie „Der Papierbon wird jetzt abgeschafft“ sind also mindestens voreilig. Die offizielle Zusammenfassung findest du direkt beim Bundesfinanzministerium.

Inhaltlich besteht der Entwurf aus zwei großen Bausteinen:

• Registrierkassenpflicht: Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz dürfen keine „offene Ladenkasse“ mehr nutzen, also keine Geldkassette mit Strichliste. Sie brauchen ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE).
• Digitaler Beleg statt Papierbon: Ab dem 1. Januar 2028 soll die Pflicht zur Ausgabe eines Papierbons durch eine Pflicht zur Bereitstellung eines elektronischen Belegs in einem standardisierten Datenformat ersetzt werden.

Warum will die Bundesregierung weg von der offenen Ladenkasse?

Deutschland war bisher eines der wenigen Länder in Europa ohne echte Registrierkassenpflicht. Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie seit 2020 mit einer TSE absichern. Wer aber gar keine elektronische Kasse hat, sondern eine offene Ladenkasse, durfte das weiter so handhaben. Das Finanzministerium schätzt die Zahl solcher offenen Ladenkassen auf rund 115.000.

Das Problem kannst du dir vorstellen wie ein Git-Repository ohne Commit-Historie: Jeder kann nachträglich Zeilen ändern, und niemand sieht, was vorher dastand. Eine elektronische Kasse mit TSE dagegen signiert jeden Vorgang kryptografisch und protokolliert ihn manipulationssicher. Nachträgliches „Schönen“ fällt bei einer Prüfung auf. Genau darum geht es: Betriebe, die ehrlich abrechnen, sollen nicht länger gegenüber denen im Nachteil sein, die an der Kasse vorbei wirtschaften.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

• Betroffen: Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz, die bisher mit offener Ladenkasse arbeiten.
• Ausgenommen: Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Bareinnahmen pro Jahr, unabhängig vom Gesamtumsatz.
• Noch offen: Weitere Ausnahmen, etwa für Hofläden, Selbsternte-Stände, Wochen- und Jahrmärkte, sollen per Rechtsverordnung möglich sein. Details stehen noch nicht fest.
• Nichts ändert sich für Betriebe, die bereits eine moderne Kasse mit gültiger TSE betreiben – bis auf die Umstellung beim Beleg.

Kassen-Vergleichsportale gehen davon aus, dass für die Pflicht der Umsatz des Jahres 2027 maßgeblich ist. Beim Starttermin der Kassenpflicht kursieren unterschiedliche Angaben – mal der 1. Januar 2028, in einzelnen Berichten auch der 1. Juli 2028. Hier würde ich auf den finalen Gesetzestext warten, bevor ich mich festlege.

Wie funktioniert der digitale Kassenbon?

Jetzt wird’s für uns als Kundinnen und Kunden spannend. Der Händler muss dir den Beleg künftig bereitstellen, du musst ihn aber nicht annehmen. Für die Übergabe sind mehrere Wege im Gespräch bzw. schon heute im Einsatz:

• QR-Code auf dem Kundendisplay: Du scannst ihn mit dem Smartphone und landest auf einer Download-Seite mit deinem Beleg. Das dürfte der häufigste Weg werden, weil er ohne Anmeldung funktioniert.
• NFC: Handy ans Terminal halten, Beleg wird übertragen – im Prinzip wie beim kontaktlosen Bezahlen, das seit dem Start von Apple Pay in Deutschland ohnehin für viele Alltag ist.
• E-Mail oder Telefonnummer: Du bekommst den Beleg als PDF zugeschickt.
• Kundenkonto oder App: Der Beleg landet automatisch in der App des Händlers.
• Download-Link als weitere Variante.

Technisch ist der digitale Beleg kein hübsches PDF, sondern im Kern ein strukturierter Datensatz in einem einheitlichen Format. Stell ihn dir vor wie eine JSON-Datei statt eines Fotos von einer Tabelle: Maschinen können ihn direkt auslesen, prüfen und weiterverarbeiten. Für Steuerprüfer ist das Gold wert. Für dich übrigens auch, dazu gleich mehr.

Bekomme ich weiterhin einen Papierbon, wenn ich einen will?

Ja. Und das ist der Punkt, der in vielen Meldungen untergeht. Die Steuerpflicht zur Belegausgabe wird umgestellt, aber dein zivilrechtlicher Anspruch auf eine Quittung bleibt. Die IHK Darmstadt formuliert es klar: Der Anspruch der Kunden auf einen Papierbeleg bleibt unverändert bestehen. Heißt praktisch: Der Papierbon wird vom Standard zur Ausnahme auf Nachfrage. Abgeschafft im Wortsinn wird er nicht.

Das finde ich richtig so. Nicht jeder hat ein Smartphone, nicht jeder will eins an der Kasse zücken, und für den Umtausch der Kaffeemaschine ist ein Zettel manchmal einfach das robustere System. Kein Akku, kein Update, keine App, die nach zwei Jahren eingestellt wird.

Ist es strafbar, keine elektronische Kasse zu nutzen?

Hier muss ich einen Fehler geraderücken, der gerade in mehreren Artikeln auftaucht: Wer der neuen Pflicht nicht nachkommt, begeht nach dem Entwurf eine Ordnungswidrigkeit. Eine Ordnungswidrigkeit wird mit einem Bußgeld geahndet – strafbar macht man sich damit gerade nicht. Das ist wie der Unterschied zwischen Knöllchen und Strafanzeige.

Richtig ist aber: Beim Thema Manipulationssoftware wird es tatsächlich ernst. Der Entwurf schafft einen neuen Straftatbestand für den Einsatz und Vertrieb von Software, mit der Kassendaten nachträglich „geschönt“ werden. Außerdem bekommen die Finanzbehörden erweiterte Ermittlungsbefugnisse bei manipulierten Kassensystemen, und ein Wechsel des TSE-Anbieters muss künftig gemeldet werden.

Wer zahlt die Umstellung?

Ehrliche Antwort: Das ist der wunde Punkt. Eine Förderung für neue Kassen ist bislang nicht vorgesehen. Die Bundesregierung verweist auf Einsparungen, weil kein Bonpapier mehr gedruckt werden muss. Handels-, Handwerks- und Gastronomieverbände halten die offiziellen Kostenschätzungen dagegen für zu optimistisch. Gerade kleine Betriebe knapp über der 100.000-Euro-Grenze trifft das: Für sie kommt die Kasse, die TSE, die Einrichtung und eine Lösung für digitale Belege gleichzeitig.

Immerhin: Cloud-Kassensysteme mit integrierter TSE gibt es heute schon für einen niedrigen zweistelligen Betrag im Monat, viele davon mit QR-Code-Beleg ab Werk. Für den kleinen Bäcker ist das trotzdem Geld, Zeit und Nerven. Wenn du einen kleinen Laden in deinem Umfeld kennst: Ein Hinweis, sich schon 2027 damit zu beschäftigen, ist ein ziemlich guter Freundschaftsdienst.

Wie umweltfreundlich ist der digitale Beleg wirklich?

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht, und seitdem werden in Deutschland Milliarden Bons pro Jahr gedruckt. Konkrete, belastbare Zahlen dazu schwanken je nach Quelle stark, deshalb verzichte ich hier auf eine exakte Tonnage. Viel spannender ist ohnehin, worauf gedruckt wird.

Kassenbons sind fast immer Thermopapier. Die Farbe entsteht, wenn der Druckkopf eine chemische Beschichtung erhitzt – dasselbe Prinzip wie beim guten alten Thermofax, keine Tinte, kein Toner. In dieser Beschichtung stecken Farbentwickler. Früher war das oft Bisphenol A, das in der EU seit dem 2. Januar 2020 in Thermopapier praktisch verboten ist. Der häufigste Ersatz, Bisphenol S, gilt laut Umweltbundesamt aber als ähnlich problematisch.

Deshalb gehören Kassenbons in den Restmüll, nicht ins Altpapier. Sonst landen die Chemikalien im Recyclingkreislauf und am Ende womöglich im Toilettenpapier. Das Umweltbundesamt sagt selbst: Das Hauptproblem ist weniger die Papiermenge als die Chemie. Weniger Bons bedeuten also vor allem: weniger Kontakt mit diesen Stoffen, gerade für Menschen, die den ganzen Tag an der Kasse Bons anfassen.

Ganz umsonst ist der digitale Beleg ökologisch natürlich nicht: Server, Datenübertragung und Displays kosten auch Energie. Pro Beleg ist das aber ein winziger Bruchteil, und es gibt keinen Sondermüll.

Was bedeutet der digitale Kassenbon für deinen Datenschutz?

Und jetzt kommt der Teil, bei dem ich skeptisch werde. Ein anonymer QR-Code, den ich scanne und dessen Beleg ich lokal speichere? Völlig okay. Aber sobald der Beleg per E-Mail, Telefonnummer oder Kundenkonto kommt, verknüpft der Händler meinen Warenkorb mit meiner Identität. Das ist im Grunde eine Payback-Karte, nur ohne Punkte.

Meine persönlichen Regeln dafür:

• QR-Code vor Kundenkonto. Wenn es eine anonyme Option gibt, nutze ich die.
• Wegwerf- oder Alias-Adresse für E-Mail-Belege. So bleibt die Hauptadresse sauber, und Newsletter-Spam lässt sich abschalten.
• App-Berechtigungen checken. Eine Beleg-App braucht weder Standort noch Kontakte. Wie du das auf Android granular einstellst, habe ich in meinen versteckten Android-Datenschutz-Features beschrieben.
• Sichere Logins für Händlerkonten, am besten per Passkey statt Passwort. Mehr dazu in meinem Artikel über Passkeys im Alltag.

Und eine Warnung, die ich jetzt schon aussprechen will: Sobald Millionen Menschen Belege per Mail erwarten, werden Betrüger das ausnutzen. „Ihr Beleg vom Einkauf – hier herunterladen“ ist der perfekte Phishing-Köder. Klick keine Beleg-Links in Mails, die du nicht selbst ausgelöst hast. Wie du Fake-Mails erkennst, liest du in meinem Guide zu Phishing und Online-Betrug.

Wo speichere ich digitale Belege am besten?

Hier kommt der Teil, auf den ich mich ehrlich freue. Wenn Belege als strukturierte Daten kommen, kann ich sie endlich automatisch verarbeiten, statt verblasste Thermozettel abzufotografieren. Garantiebelege für Elektronik, Rechnungen für die Steuererklärung, Quittungen für den 3D-Drucker-Zubehörwahnsinn – alles durchsuchbar an einem Ort.

Die Frage ist nur: an welchem Ort? Jede Händler-App ist eine eigene Insel. Wenn der Laden seine App einstellt oder das Kundenkonto löscht, ist der Garantiebeleg weg. Deshalb lade ich wichtige Belege immer herunter und lege sie selbst ab. Mein Setup sieht so aus:

1. Eingang: Belege per QR-Code als PDF herunterladen oder per Alias-Mail empfangen.
2. Ablage: Automatischer Sync in meine eigene Cloud. Wie das mit einem Raspberry Pi klappt, zeige ich in meiner Anleitung Nextcloud auf dem Raspberry Pi einrichten.
3. Verarbeitung: Ein Dokumentenmanagement wie Paperless-ngx im Docker-Container liest die Dateien ein, erkennt Händler und Datum und verschlagwortet alles. Wenn du mit Containern noch nicht warm bist, starte mit meiner Docker-Tutorial-Serie und dem Teil über Docker Compose.
4. Backup: Wie bei allem im Homelab: Ohne Backup existiert es nicht.

Das klingt nach Overkill für ein paar Brötchen-Bons, zugegeben. Aber sobald es um Garantie, Gewährleistung oder die Steuererklärung geht, ist ein durchsuchbares Archiv Gold wert. Und es passt zu einem Gedanken, der mir generell wichtig ist: Meine Daten gehören auf meine Hardware, nicht in fünfzehn Händler-Clouds. Wie ernst selbst Staaten das Thema inzwischen nehmen, zeigt übrigens Frankreichs Weg zu mehr digitaler Souveränität.

Mein Fazit: Gute Idee, aber noch nicht zu Ende gedacht

Unterm Strich finde ich die Richtung richtig. Die offene Ladenkasse ist ein Relikt, der Bonberg seit 2020 war absurd, und strukturierte digitale Belege haben echtes Potenzial – für Steuerprüfer, für die Umwelt und für alle, die ihre Unterlagen gern automatisiert verwalten.

Offen bleibt aber einiges: Wer bezahlt die Umstellung für kleine Betriebe? Wie wird verhindert, dass der digitale Beleg zur Datensammelmaschine wird? Und wie läuft das für Menschen ohne Smartphone, jenseits des „auf Nachfrage“? Das muss im parlamentarischen Verfahren noch geklärt werden. Bis dahin gilt: Nichts ist endgültig, der Papierbon auf Wunsch bleibt, und bis 2028 ist noch ein bisschen Zeit.

Ich bleibe dran und aktualisiere den Artikel, sobald der Bundestag sich damit befasst hat. Und jetzt du: QR-Code scannen oder weiter Zettel sammeln? Schreib’s mir in die Kommentare.

Stand: 28. September 2026. Grundlage ist der Kabinettsentwurf vom 23. September 2026. Details können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.